Gerar a folha de pagamento está entre as tarefas burocráticas mais trabalhosas para uma empresa. Afinal, além envolver uma série de detalhes e gerar inúmeras dúvidas, os cálculos muitas vezes são complexos e estão sujeitos a erros ou atrasos. E como se trata de uma obrigação legal, qualquer problema durante o processo pode se refletir em multas e outros prejuízos para a companhia. Felizmente, já é possível contar com o apoio da tecnologia nesta missão.
Um exemplo está no módulo Folha de Pagamento da plataforma contábil da Questor. Por meio dele, é possível processar os documentos referentes a centenas de funcionários de forma automática, fazendo com que um trabalho que normalmente levaria dias ou semanas, seja concluído em questão de segundos e sem margem para erros.
“Em apenas seis passos, nosso software permite que todo esse procedimento complexo aconteça com o mínimo de intervenção do usuário. Os principais benefícios são a agilidade e a assertividade, especialmente no caso de escritórios contábeis, que precisam lidar com as folhas de várias empresas diferentes todos os meses”, afirma Guilherme Pellegrini, Gerente de Operações da Questor.
Gerar a folha de pagamento carece de atenção a um oceano de detalhes
São inúmeras obrigações legais vinculadas à folha de pagamento. A entrega do holerite é uma delas, prevista no artigo 464 da CLT. Ou seja, não há como a empresa escapar desta tarefa. Em caso de não cumprimento, a companhia estará sujeita a processos trabalhistas, multas ou indenização por danos morais, além de ficar em pendência com os órgãos de fiscalização do governo.
Por se tratar de um documento no qual estão descritos todos os valores referentes à remuneração do funcionário, ela inclui uma série de descontos, tais como INSS, FGTS, Imposto de Renda, adiantamento salarial, vale-transporte, vale-refeição, atrasos e faltas. Além disso, a folha também reúne diferentes proventos, como salário-família, hora extra, férias e adicionais noturno, de insalubridade, periculosidade, transferência ou por tempo de serviço. Com tantos detalhes, é natural que o cálculo seja extremamente complexo e fique sujeito ao erro humano.
“Para gerar a folha de pagamento, o profissional contábil deve analisar o registro de ponto de cada colaborador, identificando quantas horas foram trabalhadas no mês. Depois, é necessário fazer todo o cálculo das especificidades de cada profissional. É um processo burocrático para ser feito manualmente, pois é preciso definir a categoria de cada colaborador, acompanhar mudanças legislativas, calcular as horas extras, descontos e todos os detalhes trabalhistas”, resume Pellegrine.
Apoio da tecnologia para simplificar e automatizar a folha de pagamento
A saída encontrada pelo mercado para escapar das armadilhas está em recorrer a uma ferramenta como as oferecidas pela Questor, que tornam todo o processo muito mais simples. A começar pelo formulário de admissão, em que os dados cadastrais do processo de contratação são preenchidos pelo próprio profissional e disponibilizados automaticamente na plataforma. Com todos os detalhes configurados, é possível fazer uma série de cálculos com facilidade.
“Basta escolher uma data para que o processamento seja feito de acordo com a empresa, filiais, organogramas, funcionários ou tipo de contrato. Na sequência, ainda é possível enviar os documentos diretamente ao funcionário, com rastreabilidade e assinatura automática”, detalha.
Como este documento precisa ser gerado até o 5º dia útil de cada mês, automatizar o processo também previne uma série de transtornos, incluindo a formação de filas no RH ao longo do dia do pagamento. Nas épocas mais trabalhosas da rotina trabalhista, em que há o acúmulo de pagamento de férias ou 13º salário, o uso de softwares também permite agendar todas as rotinas, evitando gastar tempo com a operação manual.
“Para tornar o processo cada vez mais livre de intervenção humana e evitar erros, os sistemas da Questor estão se integrando com sistemas de pontos e gestão de pessoas. Com isso, todos os dados são entregues à contabilidade de forma instantânea, sem troca de arquivos ou digitação, garantindo assertividade na geração da folha de pagamento”, encerra.
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